Voimme kerätä, säilyttää ja käyttää seuraaviin kategorioihin kuuluvia henkilötietojasi:

• henkilötiedot, kuten nimi, titteli, osoite, puhelinnumerot ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet
• yrityksen tiedot, kuten nimi ja osoite
• tilinumero
• luottotarkistuksen tulokset ja luottoraja
• puhelutiedot, kuten puheluiden tallenteet, puhelinnumero ja puhelun kesto.

Keräämme tietoja sinusta alkutiedustelujen aikana ja tilin luomisprosessissa joko suoraan sinulta tai joskus jostain muusta lähteestä, kuten luottoyrityksiltä.

Keräämme lisätietoja sinusta liikesuhteemme aikana.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:

• kauppatilihakemuksia käsitellessämme ja harkitessamme
• käsitellessämme mahdolliseen kauppatiliin liittyviä kyselyitä
• luodessamme kauppatilejä sisäisiin järjestelmiimme
• tallentaessamme kauppatilien allekirjoitettuja sopimuksia
• päättääksemme ja hallitaksemme kauppatilien luottorajoituksia
• kunnioittaaksemme sopimuksen mukaisia vaatimuksia kauppatilin kanssa ja työskennelläksemme kauppatilin kanssa sopimuksen mukaisissa tarkoituksissa
• hallinnoidaksemme myyjäohjelman etuja
• näyttääksemme tietosi ”liikehaussa” verkkosivustollamme
• laskuttaaksemme, ylläpitääksemme maksutietoja ja periäksemme myöhästyneitä maksuja
• säilyttääksemme tiedot kauppatilille toimitetuista tuotteista
• analysoidaksemme kauppatilin suorituksia
• käsitelläksemme ja ratkaistaksemme erimielisyyksiä
• kouluttaaksemme henkilökuntaa.

Oikeusperusta yllä kuvattujen henkilötietojen keräämiseen ja käyttämiseen riippuu kyseessä olevasta henkilötiedosta ja kontekstista, jossa keräämme sen, kuten (i) suorittaaksemme velvoitteemme kauppatilin kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti (tai solmiaksemme sopimuksen kauppatilin kanssa), (ii) voidaksemme noudattaa laillisia velvoitteitamme tai (iii) kun käsittely on oikeutettujen etujemme mukaista eivätkä sinun oikeutesi kumoa sitä.

Jos keräämme ja käytämme henkilötietojasi oikeutettujen etujemme (tai kolmannen osapuolen etujen) yhteydessä, nämä edut ovat yleensä laillisia kaupallisia etujamme myyntianalyysia ja -strategiaa ajatellen tai luottoriskien hallinnoimiseksi. Meillä voi olla muita oikeutettuja etuja ja jos soveliasta, teemme sinulle asianmukaisina hetkinä selväksi, mitä nämä edut ovat.

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja oikeusperusteista, joiden mukaan keräämme ja käytämme henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä (ks. osa 13).

Jos et voi toimittaa tiettyjä pyytämiämme tietoja, emme välttämättä voi toteuttaa sopimusta, jonka olemme tehneet kanssasi tai emme pysty täyttämään lainmukaisia vaatimuksiamme.

Käytämme henkilötietojasi vain siihen tarkoitukseen, johon niitä on kerätty, ellei meidän ole kohtuullisuuden mukaisesti käytettävä niitä toiseen syyhyn, joka on yhteensopiva alkuperäisen tarkoituksen kanssa. Jos meidän on käytettävä henkilötietojasi tarkoitukseen, joka ei liity aiempaan, ilmoitamme siitä sinulle ja selitämme oikeusperusteen, joka oikeuttaa sen.

Otathan huomioon, että saatamme käsitellä henkilötietojasi ilman, että tiedät siitä tai hyväksyt sen, kun laki niin vaatii tai sallii.

Olemme ottaneet käyttöön soveliaat tekniset ja organisatoriset toimet estääksemme henkilötietojesi katoamisen vahingossa, käytön, muuttamisen ja paljastamisen. Toimenpiteemme on tarkoitettu antamaan soveliaan turvallisuustason henkilötietojesi käsittelyn riskiin nähden. Toimenpiteitä ovat:

• Sijaintipaikkojen pääsyn hallinta – vain käyttöoikeuden saaneet henkilökunnanjäsenet voivat tulla tiloihin, rakennuksiin ja huoneisiin, joissa tietoja käsitellään.
• IT-käyttöoikeushallinta – vain käyttöoikeuden saaneet henkilökunnanjäsenet voivat päästä käsiksi henkilötietoihisi, jotka on tallennettu sähköisesti IT-järjestelmiimme.
• IT-turvallisuushallinta – käytämme soveliasta teknologiaa ja turvallisuustoimia, jotta voimme varmistaa henkilötietojesi turvallisen säilytyksen.
• Käytännöt ja toimenpiteet – kattavat tietosuoja- ja IT-turvallisuuskäytännöt ja toimenpiteet, jotka määrittävät, miten henkilöstön tulee käsitellä tietojasi.
• Koulutus – jatkuvan tietosuoja- ja IT-turvallisuuskoulutuksen pitäminen kaikille tietojasi käsitteleville henkilöstön jäsenille.

Voimme jakaa henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa:

• Palveluntarjoajat

Jaamme henkilötietojasi meille palveluja tarjoavien kolmansien osapuolten kanssa. Kaikki seuraavat toimet vaativat henkilötietojen käsittelyä ja kolmannen osapuolen palveluntarjoaja suorittaa ne: verkkosivuston isännöinti, luottoviitehaut, asiakkuuksien hallinta -alustan isännöinti ja huolto, sähköposti- ja jakelupalvelut, tietokannan ja sähköpostilistan hallinnointipalvelut, hallinnointipalvelut, soitontallennusjärjestelmän huolto, IT-palvelun tarjoajat, asiakirjojen ja tiedon yhteistyö ja jakaminen, lakineuvonta. Lisätietoja kolmannen osapuolen palveluntarjoajistamme on saatavana erikseen pyydettäessä. Otathan meihin yhteyttä (osa 13), jos haluat lisätietoja.

Kaikkien palveluntarjoajien on tehtävä soveliaita turvallisuustoimia suojellaksesi henkilötietojasi. Emme anna kolmansien osapuolten palveluntarjoajien käsitellä henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa. Annamme heidän ainoastaan käsitellä henkilötietojasi tiettyyn tarkoitukseen ohjeidemme mukaan.

• Games Workshop -yhtymä

Saatamme jakaa henkilötietosi myös muille yhtymän yrityksille osana säännöllisiä yrityksen suoritusta koskevia raportointitoimiamme, yrityksen uudelleenjärjestelyn yhteydessä tai järjestelmähuollon tukena.

• Myynti tai uudelleenjärjestely

Saatamme jakaa henkilötietojasi yrityksen mahdollisen myynnin tai uudelleenjärjestelyn takia sillä edellytyksellä, että ilmoitamme ostajalle, että sen tulee käyttää henkilötietojasi ainoastaan tässä käytännössä mainittuihin tarkoituksiin.

• Laki, lailliset oikeudet ja tärkeät edut

Saatamme myös jakaa tietojasi lainvalvontaviranomaisen, säätelyviranomaisen, hallituksen viraston, oikeuden tai muun kolmannen osapuolen kanssa, kun uskomme sen olevan tarpeen (i) asiaa koskevan lain mukaisesti, (ii) käyttääksemme, vakiinnuttaaksemme tai puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme tai (iii) suojataksemme tärkeitä etujamme tai jonkun henkilön etuja.

Voimme siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (EEA) ulkopuolelle. Siirrämme henkilötietojasi EEA:n ulkopuolelle vain riittävien suojaustoimenpiteiden ollessa olemassa. Varmistaaksemme, että henkilötietosi saavat riittävän suojauksen EEA:n ulkopuolelle, käytämme seuraavia suojaustoimenpiteitä:

• Siirrämme Euroopan komission hyväksymiin maihin.
• Käytämme mallisopimuslausekkeita, jotka Euroopan komissio on hyväksynyt.
• Vaadimme niiden yritysten, joille siirrämme tietoja Yhdysvaltoihin, olevan mukana EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyssä.

Lisätietoja suojausmenetelmistä EEA:n ulkopuolella on saatavana erikseen pyydettäessä. Otathan meihin yhteyttä (osa 13), jos haluat lisätietoja.

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin tarpeellista edellä kuvattuihin tarkoituksiin, muun muassa täyttääksemme kaikki oikeudelliset, kirjanpidolliset ja raportointiin liittyvät vaatimukset.

Enimpien tietojesi kohdalla tämä tarkoittaa kanssamme sovitun sopimuksen kestoa ja sen jälkeistä 6 vuoden ajanjaksoa.

Kun meillä ei ole lainmukaisia liiketoimintaan liittyviä syitä käsitellä henkilötietojasi, me joko poistamme tai anonymisoimme ne tai, jos se ei ole mahdollista (esimerkiksi, jos tietosi on tallennettu varmuuskopiointiarkistoon), varastoimme henkilötietosi turvallisesti ja eristämme ne, niin ettei niitä käsitellä enää, kunnes niiden poistaminen on mahdollista.

Päätelläksemme soveliaan henkilötietojen säilytysajan, otamme huomioon henkilötietojen määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden, mahdollisen ilman oikeuksia tapahtuvan käytön ja paljastumisen potentiaalisesti aiheuttamat haitat, käsittelysyyn, sen, josko voimme saavuttaa kyseiset tavoitteet muilla keinoin, ja soveltuvat lain vaatimukset.

Jossain tilanteissa saatamme anonymisoida henkilötietosi niin, ettei niitä voida enää yhdistää sinuun. Tällaisessa tapauksessa käytämme kyseisiä tietoja ilman ilmoitusta sinulle.

Tietyissä tapauksissa sinulla on lain mukaan oikeus:

• pyytää kopiota henkilötiedoista, joita säilytämme sinusta
• pyytää korjausta puutteellisiin tai virheellisiin tietoihin, joita säilytämme sinusta
• pyytää meitä poistamaan tiedot, kun niiden jatkuvalle käsittelylle ei ole hyvää syytä
• esittää vastalause tietojesi käsittelystä, kun meillä on oikeutettu etu käsitellä tietojasi
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun suostumuksellasi käsittelemme tietojasi tiettyyn tarkoitukseen
• pyytää rajoitusta, jotta lopetamme henkilötietojesi käsittelemisen
• pyytää henkilötietojesi siirtoa toiselle osapuolelle, jonka olet ilmoittanut meille.

Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä (osa 13).

Sinun ei tarvitse maksaa mitään käyttääksesi oikeuksiasi, mutta saatamme veloittaa kohtuullisen summan, jos pyyntösi on perusteeton tai liiallinen. Vaihtoehtoisesti saatamme kieltäytyä suorittamasta pyyntöä kyseisissä tilanteissa.

Huomioithan, että saatamme joutua pyytämään sinulta tietoja henkilöllisyytesi ja sen, onko sinulla oikeus näihin oikeuksiin, varmistamiseksi.

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus valittaa asianomaiselle valvovalle viranomaiselle. Katso täältä asianmukaiset yhteystiedot.

On tärkeää, että henkilötiedot, joita meille on sinusta, ovat oikein ja ajan tasalla. Ilmoita meille välittömästi muutoksista henkilötietoihisi, joita meillä on sinusta.

Voimme päivittää tätä käytäntöä aika ajoin. Kun päivitämme käytäntöä, ilmoitamme siitä sinulle soveliaalla tavalla, mikä vastaa muutosten merkityksellisyyttä. Pyydämme hyväksyntääsi tietosuojakäytännön merkittäville muutoksille, kun laki vaatii niin.

Näet, milloin tätä käytäntöä on viimeksi päivitetty, katsomalla päivämäärää tämän käytännön alussa.

Tätä ilmoitusta valvoo Games Workshop -ryhmän tietosuojajohtaja. Jos sinulla on kysyttävää, valituksia tai pyyntöjä, ota yhteyttä tietosuojajohtajaamme sähköpostitse: privacy@gwplc.com.