Wij kunnen de volgende categorieën persoonlijke informatie verzamelen, opslaan en gebruiken:

• privécontactgegevens zoals naam, aanspreektitel, adres, telefoonnummers en privé-e-mailadressen;
• gegevens van uw bedrijf/onderneming zoals de naam en het adres,
• rekeningnummer;
• resultaten van kredietwaardigheidschecks en kredietlimieten;
• informatie van telefoongesprekken waaronder opnamen, het gebruikte telefoonnummer en de duur van een gesprek.

Wij verzamelen informatie over u in de loop van de eerste contactmomenten en gedurende het instellen van uw account. De verkregen informatie kan rechtstreeks van u afkomstig zijn maar soms ook van andere bronnen zoals kredietreferentie-instanties.

Gedurende onze handelssamenwerking verzamelen we aanvullende informatie over u.

Hieronder vindt u een lijst met situaties waarin uw persoonlijke informatie wordt verwerkt:

• de beoordeling en verwerking van aanmeldingsformulieren voor een Trade Account;
• de afhandeling van vragen van potentiële nieuwe Trade Account-houders;
• het instellen van Trade Accounts in onze interne systemen;
• het opslaan van contracten ondertekend met Trade Account-houders;
• voor het vaststellen en beheren van kredietlimieten van Trade Account-houders;
• om aan onze contractuele verplichtingen met Trade Account-houders te kunnen voldoen en samen met Trade Account-houders de vereiste doelstellingen in het contract te behalen;
• het beheren van uitkeringen van het handelaarsprogramma;
• om uw informatie te kunnen weergeven in het gedeelte ‘Store Finder’ op onze website;
• facturering, het bijhouden van betalingsgegevens en het opvolgen van uitstaande betalingen;
• het bijhouden van gegevens over aan een Trade Account-houder geleverde artikelen;
• analyse van de prestaties van een Trade Account;
• het afhandelen en oplossen van geschillen;
• het trainen van personeel.

De rechtsgrondslag die wij hanteren voor het verzamelen en gebruiken van bovengenoemde persoonlijke informatie hangt af van het soort persoonlijke informatie en de specifieke context waarin we de informatie verzamelen, zoals (i) voor de naleving van onze contractverplichtingen ten aanzien van een Trade Account-houder (of om vóór het aangaan van een contract met een Trade Account-houder de benodigde maatregelen te kunnen treffen), (ii) voor de naleving van andere legitieme verplichtingen die wij hebben of (iii) indien de verwerking in ons legitiem belang is en geen afbreuk doet aan uw rechten.

Als wij uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken uitgaande van onze legitieme belangen (of die van een derde), dienen deze belangen normaal gesproken een legitiem commercieel doeleinde, ten behoeve van de verkoopcijfers en strategie, en het beheren van kredietrisico’s. Mogelijk hebben wij nog andere legitieme belangen, deze zullen we waar van toepassing en op het moment dat hiervan sprake is aan u kenbaar maken.

Als u vragen hebt of meer informatie wilt ontvangen over de rechtsgrondslag op basis waarvan we uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken, neemt u contact met ons op (paragraaf 13).

Als u bepaalde informatie waar om wordt gevraagd niet opgeeft, wordt het voor ons misschien onmogelijk om een contract dat we met u zijn aangegaan, in stand te houden of zijn we misschien niet langer in staat ons te houden aan onze wettelijke verplichtingen.

We gebruiken uw persoonlijke informatie uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze wordt verzameld, tenzij we op redelijke gronden besluiten de informatie voor een ander doel te gebruiken en dat doel verenigbaar is met het oorspronkelijk beoogde doeleinde. Wanneer we uw persoonlijke informatie willen gebruiken voor een ander doeleinde, brengen we u hiervan op de hoogte en zullen we u de rechtsgronden toelichten op basis waarvan wij dat mogen doen.

NB: indien wettelijk vereist of toegestaan, mogen wij uw persoonlijke informatie verwerken zonder u voorafgaand op de hoogte te stellen of om toestemming te vragen.

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonlijke informatie onbedoeld kwijtraakt, wordt gebruikt, ingezien, gewijzigd of openbaar gemaakt. De maatregelen zijn zo opgesteld dat hiermee een mate van beveiliging wordt verkregen die in verhouding staat tot de ernst van de risico’s die gepaard gaan met het verwerken van uw persoonlijke informatie. Het gaat hierbij onder meer om de volgende maatregelen:

• Beperkte toegang tot locaties: alleen bevoegd personeel heeft toegang tot de terreinen, gebouwen en ruimtes waar uw informatie wordt verwerkt.
• Beperkte IT-toegang: alleen bevoegd personeel heeft toegang tot de informatie die elektronisch ligt opgeslagen in onze IT-systemen.
• IT-beveiliging: er wordt gebruikgemaakt van passende technologie en beveiligingsmaatregelen om een veilige opslag van uw informatie te waarborgen.
• Beleid en procedures: een uitgebreid pakket van beleidsmaatregelen en procedures ten behoeve van gegevensbescherming en IT-beveiliging die voorschrijven op welke manier personeel omgaat met uw informatie.
• Training: personeel dat uw informatie verwerkt krijgt regelmatig trainingen in gegevensbescherming en IT-beveiliging.

Uw persoonlijke informatie word mogelijk in de volgende situaties gedeeld:

• Externe dienstverleners

We kunnen uw persoonlijke informatie delen met derden die diensten aan ons verlenen. De volgende activiteiten hebben allemaal betrekking op het verwerken van persoonlijke informatie en worden uitgevoerd door externe dienstverleners: websitehosting, kredietreferentieonderzoek, hosting en onderhoud van het Customer Relationship Management-platform, mailing- en distributiediensten, diensten voor het beheren van databases en mailinglijsten, beheerservices, onderhoud van gesprekkenregistratiesysteem, IT-dienstverleners, gezamenlijk werk aan en uitwisseling van documenten en informatie, juridisch advies. Verdere informatie betreffende onze externe dienstverleners is op verzoek verkrijgbaar. Neem contact met ons op (paragraaf 13) voor meer informatie.

Alle dienstverleners zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te treffen ter bescherming van uw persoonlijke informatie. We staan externe dienstverleners niet toe uw persoonlijke informatie te gebruiken voor hun eigen doeleinden. Zij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de opgegeven doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

• Games Workshop-groep

Mogelijk delen we uw persoonlijke informatie met andere entiteiten binnen onze groep van bedrijven, als onderdeel van algemene rapportageactiviteiten over de bedrijfsprestaties, binnen de context van een reorganisatie van het bedrijf of herstructurering van de groep, of ter ondersteuning van systeemonderhoud.

• Verkoop of herstructurering

Mogelijk delen we uw persoonlijke informatie binnen de context van mogelijke verkoop of herstructurering van het bedrijf, onder de voorwaarde dat we de koper mededelen dat deze uw persoonlijke informatie uitsluitend gebruikt voor de in deze verklaring uiteengezette doeleinden.

• Wetgeving, wettelijke rechten en vitale belangen

Tevens kunnen wij genoodzaakt zijn om uw informatie te delen met een wethandhavingsinstantie, regelgever, ovderheidsinstantie, rechtbank of andere derde, indien wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is (i) ten gevolge van toepasselijke wetgeving, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, toe te eigenen of te verdedigen, of (iii) om uw vitale belangen of die van iemand anders te beschermen.

Mogelijk geven we uw persoonlijke informatie door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Het doorgeven van persoonlijke informatie buiten de EER vindt alleen plaats indien er toereikende veiligheidsmaatregelen zijn genomen. Om er zeker van te zijn dat uw persoonlijke informatie voldoende beschermd is buiten de EER, maken we gebruik van de volgende veiligheidsmaatregelen:

• Overdracht aan landen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie
• Aan de hand van contractuele modelclausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie
• Bedrijven waaraan we informatie doorgeven in de Verenigde Staten verplichten om aangemeld te zijn bij het EU/US Privacy Shield Framework

Verdere informatie met betrekking tot beschermende maatregelen die buiten de EER worden gebruikt is beschikbaar op aanvraag. Neem contact met ons op (paragraaf 13) voor meer informatie.

We bewaren uw informatie uitsluitend zo lang als nodig is voor de bovengenoemde doeleinden, met inbegrip van de doeleinden die zijn gericht op naleving van wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

Voor het grootste gedeelte van uw informatie betreft dit de duur van een contract met ons en vervolgens een periode van 6 jaar daarna.

Als we hierna geen legitieme zakelijke noodzaak hebben voor het verwerken van uw persoonlijke informatie, verwijderen of anonimiseren we de informatie, of, indien dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw informatie is opgeslagen in back-uparchieven), slaan we uw persoonlijke informatie veilig op, geïsoleerd van eventuele verdere bewerking, totdat het mogelijk is de informatie te verwijderen.

Bij het bepalen van de gepaste bewaarperiode van persoonsgegevens houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het mogelijke risico op schade door onbevoegd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor de informatie wordt verwerkt en of deze doeleinden niet ook op andere manieren te behalen zijn, en de toepasselijke wettelijke voorschriften.

Onder bepaalde omstandigheden wordt uw persoonlijke informatie dusdanig geanonimiseerd dat deze niet langer te herleiden is naar u. In dat geval kunnen we zulke informatie gebruiken zonder verdere kennisgeving aan u.

Onder bepaalde omstandigheden is het u wettelijk toegestaan om:

• toegang te vragen tot een kopie van de persoonlijke informatie die we van u bewaren;
• om correctie te vragen van eventuele onvolledige of onjuiste informatie die we van u bewaren;
• een verzoek in te dienen tot het wissen van informatie indien er geen goede reden bestaat voor verdere verwerking;
• bezwaar te maken tegen het verwerken van uw informatie als wij voor het verwerken van die informatie uitgaan van een legitiem belang.
• In gevallen waarin wij uw informatie voor een bepaald doel verwerken met uw instemming, hebt u te allen tijden het recht om deze instemming in te trekken;
• een verzoek in te dienen tot het opschorten van onze verwerking van uw persoonlijke informatie;
• een verzoek in te dienen tot het doorsturen van uw persoonlijke informatie naar een andere door u aan ons opgegeven partij.

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, neemt u contact met ons op (paragraaf 13).

U hoeft niets te betalen voor het uitoefenen van uw rechten. Wel kunnen wij een gering bedrag in rekening brengen als uw verzoek ongegrond of buitensporig is. In dergelijke omstandigheden kunnen we uw verzoek ook weigeren.

Houd er rekening mee dat wij u mogelijk om informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en uw aanspraak op deze rechten vast te stellen.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonlijke informatie verwerken, hebt u tevens het recht een klacht in te dienen bij de desbetreffende toezichthoudende instantie. Zie here voor de relevante contactgegevens.

Het is van belang dat de persoonlijke informatie die we van u hebben juist en actueel is. Laat het ons onmiddellijk weten als de persoonlijke informatie die we van u hebben is gewijzigd.

Deze verklaring kan op gezette tijden worden bijgewerkt. Als we de verklaring hebben bijgewerkt, ondernemen we de benodigde acties om u hiervan op de hoogte te stellen, in overeenstemming met de significantie van de wijzigingen. Indien dit wettelijk is vereist, zullen we u bij materiële wijzigingen om instemming vragen.

De datum die u boven aan deze verklaring ziet staan, is de datum waarop deze verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Deze verklaring valt onder de verantwoordelijkheid van de Data Protection Manager van de Games Workshop-groep. Uw eventuele vragen, klachten of verzoeken kunt u per e-mail richten aan onze Data Protection Manager: privacy@gwplc.com.