Możemy gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie Twoich danych osobowych:

• informacje kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, tytuł, adres, numery telefonów oraz prywatne adresy e-mail;
• informacje firmowe, takie jak nazwa oraz adres;
• numer konta;
• wyniki kontroli kredytowej oraz limit kredytu;
• informacje dot. połączeń telefonicznych, takie jak nagrania rozmów, numer telefonu oraz czas trwania rozmowy.

Informacje zbierane są podczas wstępnych zapytań oraz podczas procesu zakładania konta, bezpośrednio od Ciebie lub z innych źródeł, takich jak biura informacji kredytowej.

Podczas naszej relacji handlowej będziemy gromadzić o Tobie dodatkowe informacje.

Poniżej wymieniono sytuacje, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe:

• obsługa i rozważanie formularzy rejestracji Kontrahentów;
• obsługa zapytań od potencjalnych Kontrahentów;
• zapisywanie danych Kontrahentów w naszych wewnętrznych systemach;
• przechowywanie umów podpisanych z Kontrahentami;
• ustalenie limitów kredytowych Kontrahentów i zarządzenie tymi limitami;
• przestrzeganie naszych zobowiązań wynikających z dowolnej umowy z Kontrahentem oraz współpraca z Kontrahentem w celu wywiązania się z umowy;
• zarządzanie korzyściami z programu dla dystrybutorów;
• wyświetlanie Twoich danych w sekcji „Wyszukiwarka sklepów” w naszej witrynie;
• fakturowanie, gromadzenie informacji dot. płatności oraz ściąganie zaległych płatności;
• gromadzenie informacji o towarach dostarczonych Kontrahentowi;
• analiza wydajności Kontrahenta;
• obsługa i rozwiązywanie sporów;
• szkolenie personelu.

Podstawa prawna dla gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych wymienionych powyżej będzie zależna od rodzaju danych oraz kontekstu, w którym dane te będą gromadzone, takiego jak (i) wykonywanie naszych zobowiązań wynikających z umowy z Kontrahentem (lub w celu podjęcia działań przed podpisaniem takiej umowy), (ii) umożliwienie nam prawidłowego wykonywania naszych obowiązków prawnych lub (iii) sytuacje, w których przetwarzanie danych leży w naszym interesie i nie jest sprzeczne z Twoimi prawami.

Jeśli Twoje dane osobowe będą gromadzone i wykorzystywane w związku z naszym prawnie uzasadnionym interesem (lub interesem stron trzecich), będzie to zazwyczaj prawnie uzasadniony interes komercyjny, analiza sprzedaży i przygotowanie strategii handlowej oraz zarządzanie ryzykiem kredytowym. Możemy mieć inne prawnie uzasadnione interesy i, jeśli to konieczne, w odpowiednim czasie jasno poinformujemy Cię, jakie to interesy.

W przypadku pytań dotyczących podstawy prawnej, według której gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe, lub jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na jej temat, skontaktuj się z nami (sekcja 13).

Jeśli nie podasz pewnych danych osobowych, kiedy o nie poprosimy, możemy nie być w stanie wykonać obowiązków wynikających z dowolnej umowy między nami lub wywiązać się z naszych obowiązków prawnych.

Dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie w celach, w których zostały one zgromadzone, chyba że zasadnie uznamy, że potrzebujemy ich w innym celu i cel ten nie jest sprzeczny z celem pierwotnym. Jeśli będziemy chcieli wykorzystać Twoje dane osobowe w niepowiązanym celu, poinformujemy Cię o tym i przedstawimy podstawę prawną, która nam na to pozwala.

Prosimy mieć na uwadze, że możemy przetwarzać Twoje dane osobowe bez Twojej wiedzy lub zgody w przypadkach, gdy jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.

Wykorzystujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapobiec utracie, wykorzystaniu, dostępowi, zmianie lub ujawnieniu Twoich danych w sposób przypadkowy. Wykorzystywane przez nas środki zostały zaprojektowane w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa adekwatnego do ryzyka przetworzenia Twoich danych i są to m.in.:

• kontrole dostępu do lokalizacji – tylko autoryzowany personel może uzyskać dostęp do terenów, budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są Twoje dane osobowe;
• kontrole dostępu informatycznego – tylko autoryzowany personel może uzyskać dostęp do Twoich danych przechowywanych w naszych systemach informatycznych;
• kontrole zabezpieczeń informatycznych – wykorzystujemy odpowiednią technologię i zabezpieczenia, aby zapewnić bezpieczne przechowywanie Twoich danych;
• polityki i procedury – jasno określony system ochrony danych oraz polityki i procedury dot. zabezpieczeń informatycznych określają sposób, w jaki nasz personel musi obsługiwać Twoje dane;
• szkolenia – zapewnianie całemu personelowi przetwarzającemu dane stałych szkoleń w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informatycznego.

Danymi możemy dzielić się w sytuacjach wymienionych poniżej.

• Dostawcy usług

Danymi osobowymi dzielimy się ze stronami trzecimi, które dostarczają nam usługi. Wszystkie wymienione poniżej czynności wymagają przetwarzania danych osobowych i są wykonywane przez strony trzecie: hosting witryny internetowej, wyszukiwanie informacji kredytowej, hosting i obsługa platformy Zarządzania relacjami z klientami (CRM), poczta e-mail i usługi dystrybucji, usługi zarządzania bazą danych i listą mailingową, usługi zarządzania, obsługa systemu rejestracji połączeń telefonicznych, dostarczanie usług informatycznych, współpraca i dzielenie się dokumentami i informacjami, doradztwo prawne. Więcej szczegółów dotyczących naszych zewnętrznych dostawców usług można uzyskać na żądanie. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami (sekcja 13).

Wszyscy dostawcy usług są zobowiązani do podjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony Twoich danych osobowych. Nie zezwalamy stronom trzecim na wykorzystywanie Twoich danych osobowych do ich własnych celów. Zezwalamy im wyłącznie na przetwarzanie Twoich danych osobowych do konkretnych celów zgodnych z naszymi instrukcjami.

• Grupa Games Workshop

Twoimi danymi osobowymi możemy dzielić się z innymi podmiotami w naszej grupie w ramach regularnych czynności raportowania wyników firmy, w kontekście reorganizacji lub restrukturyzacji grupy lub w celu wsparcia konserwacji systemu.

• Sprzedaż lub restrukturyzacja

Twoimi danymi osobowymi możemy dzielić się w przypadku możliwej sprzedaży lub restrukturyzacji firmy pod warunkiem, że poinformujemy kupującego, że dane te może wykorzystywać wyłącznie w celach zawartych w niniejszej polityce.

• Przepisy, prawa oraz kluczowe interesy

Twoimi danymi osobowymi możemy dzielić się również z organami ścigania, organami nadzorczymi, agencjami rządowymi, sądami oraz innymi stronami trzecimi w przypadku, gdy uznamy to za konieczne (i) w ramach przestrzegania przepisów, (ii) wykonywania, ustanawiania lub dochodzenia naszych praw lub (iii) ochrony kluczowych interesów Twoich lub dowolnej innej osoby.

Możemy wysyłać Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dane osobowe wyślemy poza EOG wyłącznie po zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa. Aby zapewnić, że Twoje dane osobowe otrzymają odpowiedni poziom bezpieczeństwa poza EOG, wykorzystujemy następujące środki:

• przekazywanie danych wyłącznie do krajów zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• wykorzystywanie wzorów klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• wymaganie od firm w USA, którym przekazujemy dane, aby były zarejestrowane w Tarczy prywatności UE-USA.

Więcej informacji dotyczących poszczególnych środków bezpieczeństwa wykorzystywanych poza EOG można uzyskać na żądanie. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami (sekcja 13).

Twoje dane osobowe przechowywane są tak długo, jak długo są wymagane do realizacji celów wymienionych powyżej, włączając w to wymagania dotyczące działań prawnych, księgowości lub raportowania.

Dla większości Twoich danych okres ten obejmuje cały okres podpisanej z nami umowy oraz 6 lat po jej wygaśnięciu.

Kiedy nie będziemy mieli już potrzeby przetwarzania Twoich danych w prawnie uzasadnionych interesach, poddamy je usunięciu lub anonimizacji, a jeśli nie będzie to możliwe (np. z powodu przechowywania ich w kopii zapasowej archiwum), będziemy przechowywać je w bezpieczny sposób i izolować je od dalszego przetwarzania aż do chwili, w której możliwe będzie ich usunięcie.

Aby określić właściwy okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę ilość, charakter oraz wrażliwość danych osobowych, potencjalne ryzyko szkody wynikającej z nieuprawnionego ich wykorzystania lub ujawnienia, cele, w których były przetwarzane, i czy możemy osiągnąć te cele w inny sposób, jak również odpowiednie wymogi prawne.

W niektórych okolicznościach możemy zanonimizować Twoje dane osobowe tak, by nie mogły już być powiązane z Tobą, co pozwoli nam wykorzystywać te dane dalej bez konieczności powiadamiania Cię o tym.

W pewnych okolicznościach masz prawo:

• zażądać kopii Twoich danych osobowych, które przechowujemy;
• zażądać korekty niekompletnych lub nieprawidłowych danych;
• zażądać usunięcia danych, jeśli nie istnieje dobry powód do ich przechowywania;
• wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych w przypadku, gdy oparte jest ono o prawnie uzasadniony interes;
• w przypadku, gdy Twoje dane osobowe przetwarzane są w konkretnym celu i za Twoją zgodą, wycofać tę zgodę w dowolnym momencie;
• zażądać zawieszenia przetwarzania przez nas Twoich danych;
• zażądać przesłania podanych przez Ciebie danych osobowych innemu podmiotowi.

Jeśli chcesz skorzystać z któregoś z tych praw, skontaktuj się z nami (sekcja 13).

Ze skorzystaniem z tych praw nie wiąże się żadna opłata, możemy jednak poprosić o opłatę w rozsądnej wysokości, jeśli Twoje żądanie jest nieuzasadnione lub nadmierne. Możemy również odmówić spełnienia takiego żądania.

Prosimy mieć na uwadze, że możemy poprosić Cię o podanie swoich danych osobowych w celu potwierdzenia tożsamości, aby ustalić, czy przysługują Ci te prawa.

Jeśli nie satysfakcjonuje Cię sposób, w który przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz również prawo złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego. Odpowiednie informacje kontaktowe można znaleźć tutaj.

Jest dla nas istotne, aby przechowywane przez nas Twoje dane osobowe były aktualne. W przypadku zmian obejmujących przechowywane przez nas dane osobowe, prosimy o niezwłoczną informację.

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą politykę. Kiedy ją zaktualizujemy, podejmiemy odpowiednie środki, aby poinformować Cię o tym, zależnie od istotności tych zmian. Jeśli będzie to wymagane przez prawo, uzyskamy Twoją zgodę na wszystkie zmiany.

Aby zobaczyć, kiedy ta polityka była ostatnio aktualizowana, sprawdź datę znajdującą się u góry.

Ta polityka nadzorowana jest przez Administratora danych osobowych grupy Games Workshop. W przypadku jakichkolwiek pytań, skarg lub żądań prosimy o kontakt z Administratorem danych osobowych pod adresem e-mail: privacy@gwplc.com.